As 3 Melhores Dicas Para Otimizar Processos Internos de Sua Empresa

Você sabe quais são todos os processos que serão realizam no dia a dia dentro da sua empresa? Ou sabe porque é importante otimizar cada um deles?

Como foi mencionado antes, todos os dias em cada empresa são feitos diversos processos e, as consequências de que eles não estejam automatizados e otimizados são que, podem trazer perdas para a organização em diversos âmbitos.

Como exemplo do anterior, os clientes podem ficar insatisfeitos com os produtos ofertados, o atendimento, entre outros.

Um cliente insatisfeito significa, menos vendas, publicidade negativa, uma marca com péssimo posicionamento, por conseguinte, percas financeiras.

Percebeu as consequências de não ter os processos otimizados e como podem fazer com que seus clientes comprem com seu concorrente?

Acompanhe-nos a descobrir como otimizar seus processos!

como otimizar

1) Conheça os processos da sua empresa

Como primeiro ponto devemos deixar algumas coisas em ordem. Vamos entender sua empresa. Para isso daremos o exemplo de uma pizzaria.

 a) Quais são os processos realizados dentro dela?
Os processos podem ser divididos em Atendimento, cozinha, limpeza entre outros.

  • Grupo 1. Atendimento: – Um cliente entra na pizzaria -, quem o atende e, o leva até a mesa? Quem vai tomar a ordem? Quem vai levar a ordem até a cozinha?
  • Grupo 2. Cozinha: – O pedido chega até a cozinha -, quem vai receber a ordem? Quem vai prepara a ordem? Como será feita a ordem? Entre outros.
  • Grupo 3. Limpeza: Quem realizara a limpeza nas diferentes áreas da pizzaria, como os banheiros, mesas, recepção. Como serão feitos esses processos? Qual é o tempo em que devem ser feitos esses processos?

b) Se um processo acontece de mais de uma forma, qual é a melhor?
Continuando com o exemplo da pizzaria. Os processos da cozinha acontecem de mais de uma forma?

Quando o pedido entra na cozinha, será que o chefe de cozinha é quem sempre recebe o pedido e ordena o teme? Ou, tem outra pessoa que recebe os pedidos e ordena quem vai fazer o produto?

Será que tem uma pessoa só para fazer a pizza ou tem várias pessoas?
Respondendo estas perguntas, conseguiremos entender se os processos acontecem de mais de uma forma e entenderemos qual é o melhor de todos, para economizar tempo e recursos.

c) Observe também, qual área da sua empresa precisa ser otimizada?
Se por acaso observamos que, os banheiros depois de uma hora, estão sujos e isso causa incomodidade nos clientes, rápido poderemos entender que os processos de limpeza precisam de uma otimização, pelo que, significara que devesse desenvolver um plano de ação e aplicá-lo.

Agora, pode olhar para sua empresa, e entender quais são os processos que ocorrem nela. É importante entender os processos do seu negocio, para assim, conseguir entender seu funcionamento.

automatização de atendimento

2) Cronograma

O cronograma é uma ferramenta de gestão de atividades, normalmente presentada em forma de tabela, a qual apresenta o tempo em que as atividades deverão ser realizadas.

Além de ser, uma ferramenta que ajuda a controlar e visualizar o processo do trabalho, assim como custos de cada etapa

É importante salientar que existem diversos tipos de cronogramas.

A continuação apresentaremos o gráfico de Grantt, um dos mais eficientes. Esta ferramenta tem várias utilidades e vantagens, entre elas podemos destacar sua fácil interpretação e aplicação, graças a sua simplicidade no visual.

Com o gráfico de Gratt, podemos organizar as atividades que precisam ser desenvolvidas, assim como, estipular os detalhes de cada atividade ao mesmo tempo que aponta o quanto demorara cada atividade.

Para fazer realizar este cronograma é importante que;

  • a) Defina as tarefas do projeto
  • b) Faça uma estrutura analítica do projeto
  • c) Lista de tarefas que precisam ser executadas para cada entrega
  • d) Estabeleça prioridades
  • e) Estime o tempo para completar as tarefas
  • f) Analise o ambiente externo, como fornecedores, condições econômicas, entre outras.
  • g) Gestão das atividades a realizar

É importante salientar que, este gráfico pode ser facilmente montado em uma planilha de Excel.

grafico de grantt

3) Metas e indicadores.

Depois que já entendemos todos os processos que podem acontecer dentro de uma empresa, é importante que existam metas e indicadores, porque afinal, não se gerencia o que não se pode medir. Menos ainda otimizar.

Assim, toda empresa precisa saber onde está atualmente e uma meta, que a ajudara a melhorar e crescer.

As metas são instrumentos indispensáveis que ajudam aos tomadores de decisões a pensarem a onde a empresa deveria chegar em relação a um aspecto específico e em quanto tempo desejam que isso aconteça.

Por outra parte, os indicadores ajudam a medir em qual estagio da meta a empresa se encontra, deste modo, é mais simples saber como está sendo o desempenho desta em relação a meta. O que, possibilita alcançar as metas com maior eficácia.

Continuando com exemplo da pizzaria.

Suponha que, o dono deseja que o nível de satisfação dos clientes seja de um 80% e, quer alcançar isso em um período de 3 meses.

Agora é possível chegar a essa meta porque, ele já sabe como acontecem os processos dentro da empresa e qual é a melhor forma de que eles ocorram.

Tendo a menta em mente, agora os indicadores. Para isso, será necessário que o preparo das pizzas não ultrapasse o tempo de preparo de 30 minutos. Os banheiros devem ser limpados e organizados a cada 40 minutos. Entre outros indicadores.

A partir de agora, o dono com uma meta traçada e indicadores que o auxiliem, é muito provável que os clientes da pizzaria fiquem mais satisfeitos e, por conseguinte a empresa aumente seus lucros.

As metas e indicadores, expõem para onde a empresa está caminhando.

Otimizar resultados
Bônus

Padronização

Os seres humanos, estamos em constante mudança e evolução. Cada pessoa tem uma forma de desenvolver atividade.

Quando um novo funcionário entra numa organização, leva com ele experiências e conhecimentos novos, o que pode ser tanto bom como ruim.

Com isso, para que dentro da sua empresa, as coisas aconteçam da forma certa, é preciso que você conheça cada um dos processos que acontecem dentro dela e qual a melhor forma que eles aconteçam, como foi mencionado no início do blog.

Considerando o anterior, depois que você saiba como funciona sua empresa, é importante que você padronize os processos e atividades que cada funcionário realizara. Tenha claro o que deve fazer cada trabalhador, como deve de fazer e, em quanto tempo.

Deste modo, poupara tempo, recursos, energia. O que causara que sua empresa funcione com maior eficácia.

Para isso veja como, Fluxograma pode ajudá-lo. 

Seguramente já entrou em um McDonald’s, esta empresa é um claro exemplo do que é padronização, cada funcionário tem claro suas atividades, tanto no restaurante, como nas áreas administrativas.