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O mapeamento de processos é necessário para padronizar as atividades do dia a dia, como o processo de atendimento aos clientes, envio de produtos, entre outros. Ao mesmo tempo ajuda a identificar oportunidades de melhoria neles.
As 3 Melhores Dicas Para Otimizar Processos Internos de Sua Empresa
Além disso, o mapeamento de processos é uma ferramenta importante ao transformar um processo, permitindo o aprofundamento da mudança.
Sendo assim, o mapeamento ajuda as organizações a serem mais eficientes e competitivas, independentemente do tamanho delas. Mas, esse mapeamento pode ser um desafio em alguns casos, pois depende da complexidade e das características de cada estrutura organizacional.
Deste modo, empresas do mesmo setor podem ter processos parecidos, mas nunca iguais. Os processos da sua empresa devem ser únicos e que cumpram todas as necessidades de sua empresa.
Desde o momento da criação de uma empresa, os donos devem ter claro quais atividades serão realizadas no dia a dia.
Por exemplo, uma pizzaria, desde o começo se deve ter claro como será feito o processo da elaboração de uma pizza, como serão atendidos os clientes, como será feito a armazenagem dos insumos necessários para a preparação dos diferentes pratos, entre outros.
Também, toda empresa desde o começo deve ter claro sua missão, visão e valores.
O que é Mapeamento de Processos
Então, o que é um processo? Bom, os processos são todas aquelas atividades que acontecem dentro da sua empresa.
Vamos usar o exemplo do Burger King. Suponha que um cliente entra no restaurante, a pessoa que vai atendê-lo vai realizar um processo, seria o “processo de atendimento”
Logo depois de recebida a ordem, começará o “processo de preparação”. Também há o processo de limpeza, processo de compras dos ingredientes para hambúrgueres, o processo de balanceamento, entre outros.
Desta forma, consegue entender a importancia das atividades realizadas no dia a dia, – Processos – .Quando se tem definido como deve ser feita cada atividade, é mais simples de mensurá-la, controlá-la e otimizá-la.
Continuando, o mapeamento é uma ferramenta para o planejamento estratégico e eficiente das operações de uma empresa. Ela permite que o gestor possa garantir um melhor funcionamento da organização.
E como permite ao gestor um melhor controle? Pois bem, o mapeamento possibilita ter uma série de relatórios, gráficos, mapas e tabelas que representam visualmente os modelos de processos, ou seja as atividades que poderiam ser implementadas na empresa e também, processos já implementados que garantem o funcionamento da empresa
Como o Mapeamento de Processos é utilizado para identificar todas as etapas, fluxos e objetivos de um determinado processo da organização.
– Apresenta as partes envolvidas no processo;
– Detalha as atividades que compõe esse processo;
– Mostra quais são as decisões tomadas ao longo das atividades;
– Determina quais são as entradas e saídas do processo;
– Mostra a relação entre as etapas.
Como pode ver, a ideia é que a ferramenta proporcione uma visão completa. Assim, – como mencionado anteriormente -, os gestores visualizam todos os detalhes de maneira clara e tomam decisões mais precisas, que proporcionarão melhorias para a organização como um todo.
Objetivo
O propósito do mapeamento de processos é melhorar a eficiência de organizações e empresas. O mapeamento fornece informações sobre uma atividade, ajuda as equipes a discutir ideias para melhorá-las.
Esta metodologia identifica gargalos, repetições e atrasos. Eles ajudam a definir limites de processos, propriedades de processos, responsabilidades de processos e medidas de eficácia ou indicadores de processos.
Os problemas que surgem por não ter clareza nos processos
O mapeamento de processos é uma ferramenta utilizada em projetos de melhoria/transformação de atividades e possibilita identificar gargalos, delimitar funções e papéis, prever recursos, estimar custos e mensurar o desempenho das tarefas a realizar.
Quando o anterior não é implementado numa empresa, podem surgir diferentes problemas.
1) Forma de atendimento
Utilizando o mesmo exemplo do Burger King, este restaurante pode ter perdas financeiras por ter claro como executar o processo de atendimento, causando insatisfação nos clientes, fazendo com que eles migrem para os concorrentes. O mesmo pode acontecer
Entenda mais em (como otimizar os processos da sua empresa)
2) Identificar gargalos
Quando um processo não está bem definido, as chances de que os gargalos aumentem é bastante provável. Se você não sabe o que isso significa, de forma simples, um gargalo é uma restrição de capacidade que cria uma fila.
Portanto, se refere a algum ponto do processo que não flui bem e, consequentemente, atrapalha o andamento do restante do trabalho.
Com o mapeamento de processos, fica mais fácil identificar onde acontecem esses gargalos e, posteriormente, remodelar o processo para que ele atinja um nível de performance superior.
3) Delimitar funções e papéis
O mapeamento de processos não estrutura apenas as atividades que precisam ser executadas.
Ele também traz uma relação das pessoas que fazem parte do processo, seja como responsável ou participante. Sendo assim, sem o mapeamento, os colaboradores estarão perdidos dentro da organização, não saberão exatamente como e quando devem realizar suas atividades.
4) Prever recursos
Quando uma empresa têm definidos os processos fica mais fácil controlar os recursos humanos, financeiros e materiais necessários para que o processo consiga cumprir seu objetivo.
Dessa forma, se na sua empresa não há um controle, não terá como saber se faltará insumo dentro da cadeia produtiva do processo.
5) Estimar custos
Todo processo gera um custo, isso é fato. O mapeamento de processos traz visibilidade para as entradas e saídas do processo, garantindo que não haja um desequilíbrio no custo-benefício.
Afinal, sabemos que existem processos tão caros que não compensam ser executados. Cabe à organização verificar quanto será gasto com a execução do processo e, caso a conta não feche, trabalhar em melhorias para otimizá-lo.
Desta forma, se você não tem claros os processos dentro da sua empresa, acabará gastando mais do que deveria. Pense na importância do planejamento ao longo prazo.
Vantagens
1) O mapeamento de processos é uma técnica geral utilizada por empresas para entender de forma clara e simples como uma unidade de negócio está operando, representando cada passo de operação dessa unidade em termos de entradas, saídas e ações.
2) Redução de custos: afinal, podemos identificar gargalos de produção e possíveis desperdícios para eliminá-los;
3) Otimização de resultados: podemos cortar pontos desnecessários e trabalhar para que o processo se torne o mais limpo possível;
4) Padronização do trabalho: já que o mapeamento permite que todos na organização entendam exatamente quais atividades vão desempenhar;
5) Controle e monitoramento: o mapeamento também permite monitorarmos os processos para trabalharmos na melhoria contínua;
Como pode ver, todo o trabalho de Mapeamento de Processos é fundamental para que possamos atingir novos níveis de excelência. Por isso, deve ser uma das prioridades no seu negócio e é indispensável durante toda a Gestão de Processos.
Consequentemente, você já deve ter entendido que investir em um mapeamento de processos eficaz é vital, não é?
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