Ao avaliar a implementação de uma nova tecnologia, muitas empresas acabam cometendo o erro de se preocupar muito com os custos e pouco com o quanto podem estar deixando de ganhar ao não fazerem uso dessa tecnologia. Sim, até mesmo nos dias atuais, com diversas ferramentas de automatização, sejam elas baseadas em IAs ou não, muitas empresas ainda têm dificuldade em enxergar a tecnologia como um investimento.
Mas quais impactos essa visão pode gerar na competitividade e no crescimento das organizações? Ao longo deste conteúdo, serão apresentados os principais benefícios da adoção tecnológica e os riscos de permanecer à margem dessa transformação.
A diferença entre gasto e investimento em tecnologia
Primeiramente, é preciso estabelecer a diferença entre gastos e investimentos de forma geral. Gastos são todas as saídas de dinheiro com fim imediatista, sem expectativa de retorno financeiro, enquanto investimentos são gastos planejados com a expectativa de gerar benefícios no futuro, sejam eles aumento de produtividade, lucro ou patrimônio.
Alguns exemplos de gastos e investimentos em tecnologia
Começando com os gastos: compra de ferramentas sem avaliar a utilidade, mudança constante de sistemas gerando retrabalho, impulsionar posts no Instagram sem definir um público-alvo, pagar por anúncios sem um bom site ou chamada para gerar conversões. Agora, aos Investimentos: boa utilização de ferramentas como CRM, ERP e BI; site bem construído com bom SEO e estratégia de conversão; automação bem mapeada; migração de dados para a nuvem.
Quais tecnologias geram retorno real para empresas grandes e pequenas?
1 - CRM
Customer Relationship Management (CRM) é uma estratégia tecnológica de negócios aliada a um sistema de software, focada no relacionamento com os clientes, por meio de ações de marketing, vendas e atendimento.
Existem diversas ferramentas para que a empresa consiga gerenciar e automatizar o atendimento ao cliente; alguns exemplos são o HubSpot CRM, Pipedrive ,RD Station CRM, entre muitos outros. A vantagem de utilizar esses softwares em vez de agendas ou planilhas é que, com a estratégia de negócios, todos os processos, desde a interação com os clientes até o envio automático de e-mails e registros de compras, ficam centralizados em um único sistema.
É claro que, para utilizar as ferramentas de CRM, primeiro é necessária uma estratégia. Basicamente, é preciso cultivar uma cultura de coleta de dados e mapeamento da jornada do cliente, para que o uso dos sistemas seja correto e eficiente.
2 - ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema de gestão empresarial que integra todos os departamentos e funções de uma empresa. Diferente do CRM, focado no relacionamento com o cliente, o ERP foca nos processos internos da empresa, como finanças, RH, estoque e produção. Alguns dos softwares mais usados são o SAP, TOTVS, Microsoft Dynamics 365 e Oracle. As vantagens de utilizá-los, assim como o CRM, são: centralização, automação e integração dos diferentes setores da organização interna da empresa.
3 - BI
Business Intelligence (BI) é um conjunto de ferramentas utilizado para transformar dados brutos, como os de planilhas e sistemas, CRM e ERP, em informações limpas e organizadas, de forma que sua visualização se torna mais clara por meio de um dashboard, interface gráfica que compila, organiza e permite o cruzamento de dados. Os melhores e mais utilizados softwares de BI são o Microsoft Power BI, Tableau e Qlik Sense.
Como calcular o ROI de um investimento em tecnologia
O cálculo do retorno sobre o investimento é bastante simples: para obter o ROI, basta pegar o ganho obtido com o uso das tecnologias implementadas, subtrair o custo do investimento, licenças, assinaturas, treinamento etc., e dividir o resultado por esse custo. Para obter a porcentagem, basta multiplicar o resultado final por 100. Quanto mais alta a porcentagem do ROI, melhor. O ROI considerado bom pode variar de acordo com o setor, mas geralmente acima de 10% é considerado bom e acima de 50%, excelente.
Como obter os dados dos ganhos? Os ganhos sobre um investimento nem sempre são apurados de forma imediata, mas é possível analisar quantos clientes a mais foram atingidos graças à automatização, o aumento da velocidade dos processos, a taxa de conversão de leads e a redução de erros. Como mencionado anteriormente, o BI também pode ser usado para facilitar essa análise.
Alguns erros comuns ao investir em tecnologia:
1 - Comprar tecnologia antes de entender o problema
Muitas empresas, ao perceberem que algo em seu processo está errado, acabam adquirindo alguma tecnologia sem antes estudar sua viabilidade. Às vezes, a falha pode estar em algo não necessariamente ligado à falta de tecnologia, mas sim à cultura ou à gestão.
2 - Não informar e treinar a equipe
Não informar a equipe sobre a implementação de uma nova tecnologia é um erro que pode gerar muitos problemas. O ser humano tende a rejeitar aquilo que não entende; logo, sem informação ou treinamento adequado, a equipe pode acabar oferecendo resistência àquela tecnologia ou utilizá-la de maneira errada, gerando confusão e desorganização, além de abrir brechas para erros e até mesmo falhas de segurança.
3 - Ignorar os custos ocultos
Muitas empresas costumam considerar apenas o preço dos equipamentos e das assinaturas; porém, a implementação de uma nova tecnologia envolve outros fatores que também impactam diretamente os custos. O treinamento dos funcionários, por exemplo, é essencial para garantir que as ferramentas sejam utilizadas de forma eficiente e para reduzir erros, retrabalhos e resistência às mudanças. Além disso, é preciso considerar o tempo necessário para adaptação das equipes e integração dos novos processos à rotina da empresa.
4 - Automatizar processos ruins
Como dito anteriormente, se a falha está na cultura organizacional ou na gestão, automatizar esses processos só causará mais desorganização. Por isso, antes de implementar qualquer ferramenta, é essencial mapear, estruturar e padronizar corretamente os processos internos. Esse planejamento permite identificar gargalos, melhorar fluxos de trabalho e garantir que a automação realmente gere eficiência, produtividade e melhores resultados para a empresa.
5 - Não pensar no futuro
Uma ferramenta pode atender às necessidades atuais da empresa, mas é importante avaliar também sua capacidade de acompanhar o crescimento e as mudanças do negócio ao longo do tempo. Quando não há esse planejamento, a empresa pode precisar trocar de sistema futuramente, passando novamente por processos de migração, aquisição de novas licenças e treinamentos adicionais. Pensar no longo prazo ajuda a evitar custos desnecessários e garante uma implementação mais sustentável e estratégica.
Afinal, sua empresa está pronta para investir em tecnologia?
A grande diferença entre as empresas que crescem com a tecnologia e aquelas que desperdiçam não está nas ferramentas em si, mas sim nas decisões tomadas previamente.
Tomar decisões acerca de mudanças nunca é algo fácil, cometer erros ao testar algo novo é comum, ainda mais quando não se tem conhecimento sobre o assunto. Por isso, contar com um parceiro especializado faz toda a diferença. Antes de escolher qualquer ferramenta, é fundamental que os processos estejam mapeados e alinhados a um bom planejamento, e é exatamente esse suporte que a Adecon oferece por meio de serviços como Gestão Estratégica.
